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NORMA ISO 9001. CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE

¿Por qué seleccionamos proveedores con criterios que no nos aportan?

EL PRECIO DE LA HISTORIA NOS ORIENTA

El apartado 8.4 de la norma ISO 9001, es uno de los requisitos que más nos permite fortalecer la relación con las partes interesadas. Por un lado, tenemos a los proveedores, puesto que, sin ellos, nuestra organización tendría grandes dificultades. Por otro lado, está la perspectiva de cómo el cliente nos selecciona y nos evalúa el desempeño cuando son ellos quienes aplican el apartado 8.4.

El Precio de la historia es un programa del canal History Channel, el cual cuenta la historia de la tienda: Rick Harrison's Gold & Silver Pawn Shop. Siendo un programa de bastante rating por su valor histórico, por lo llamativo de sus personajes y por el modo en que compran. En este video analizamos cómo aplican en esta tienda el apartado 8.4, sin contar necesariamente con una certificación.

El mencionado apartado 8.4 nos indica que se deben aplicar criterios para la selección, evaluación, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos.

La selección nos permite llegar al mejor proveedor posible, la evaluación y reevaluación nos permiten determinar que el proveedor cumple nuestros requisitos, el seguimiento del desempeño nos permite combinar lo anterior en función de saber cómo se encuentra el suministro o el servicio según lo acordado, conllevando a retroalimentar al Proveedor oportunamente.

En esta ocasión haremos referencia a la selección de proveedores basado en el caso de estudio de la tienda de Rick, del precio de la historia. Al momento de planificar los criterios de selección es posible que las organizaciones se enfrenten a estas situaciones:

  • Se definen criterios que no aportan en la selección, afectando a posibles proveedores que estén en capacidad de relacionarse con la organización.
  • Confunden los criterios de selección con los de evaluación y reevaluación. Evaluando con subjetividad y con falta de oportunidad.

El principal error se encuentra en tener los mismos criterios de selección para la totalidad de productos y servicios. En la tienda de Rick, se tienen siempre tres criterios transversales:

  1. Costo,
  2. Autenticidad (Verificada por un experto).
  3. Inspección y verificación del producto a adquirir.

Estos requisitos son transversales independientemente lo que se desee adquirir.  Sin embargo, podrían existir otros requisitos para seleccionar de acuerdo al artículo a comprar, por ejemplo:

  1. Cumplimiento de requisitos específicos de ley (Permisos).
  2. Análisis de aceptación en el mercado del producto (Moralidad)
  3. Escasez del producto que permita dar un valor mas alto.

Tener conciencia que los criterios de selección pueden ser establecidos de acuerdo al producto, proceso o servicio a adquirir, permite reducir en las organizaciones presiones que la norma ISO 9001 no impone.

Los anteriores 6 criterios analizados obedecen a la selección de proveedores, es decir que aún no se ha realizado la adquisición. Una vez se escoge al mejor proveedor, se realiza un documento vinculante (Podría ser un contrato), es sobre este que se deben realizar controles durante el tiempo en que dure la relación con este, es decir, mientras se presta el servicio o se suministra el producto. Los controles deben ser proporcionales a la complejidad de la relación contractual, en extensión al apartado 8.4.2, se podría planificar este control de la siguiente manera:

Bien o servicio a suministrar Controles durante la relación contractual

Materias primas

Ficha técnica de productos

Certificados de importación (Si aplica)

Certificados sanitarios (Si aplica)

Licencia (Si aplica)

Asesorías

Hoja de vida del equipo asesor de acuerdo a lo acordado contractualmente.

Plan de trabajo (Cronograma)

Actas de reunión.

Tal y como se puede evidenciar, los controles posiblemente no pueden ser aplicados durante la selección, puesto que están relacionados directamente a la actividad contractual, sin embargo, se pueden realizar controles más estrictos en la selección y en la ejecución contractual

Es importante tener en cuenta que como en cualquier relación organizacional, la comunicación debe ser uno de los pilares para establecer la eficiencia. Es por esto que el apartado 8.4.3, determina que el proveedor debe conocer:

  • Los procesos, productos y servicios a proporcionar, es decir especificaciones, cantidades, etc.
  • Los criterios en que la organización va a aprobar a entrega de estos productos y servicios, incluyendo responsables, medios, frecuencia, entre otra información.
  • La competencia requerida de las personas que realicen algún trabajo específico cuando sea necesario.
  • Las interacciones del proveedor con la organización, entre esto se puede dar información sobre: gestión contractual, gestión de pagos, además de los procesos involucrados con el objeto contratado.
  • Las actividades de verificación y validación que se requieran realizar en instalaciones del proveedor externo, esto teniendo en cuenta la complejidad del bien o servicio a adquirir, el cual requiere evaluar en instalaciones del proveedor las operaciones realizadas.

Respecto a estos controles, la tienda de Rick cuenta con un almacén donde los bienes adquiridos entran en una especie de cuarentena, acá se verifican antecedentes, para confirmar que no han sido hurtados o que cuentan con algún tipo de medida cautelar por alguna autoridad. Esto da garantía de adquirir un bien conforme a los requisitos legales del estado de Nevada.

Posteriormente tenemos la evaluación y la reevaluación. Esta evaluación se lleva a cabo cuando ya existe una relación contractual entre la organización y el cliente. En esta se establecen unos criterios posiblemente diferentes a los de la selección, puesto que se cuenta con más información para conocer como ha sido el desempeño del proceso, se puede incluir entre otros criterios de evaluación y reevaluación, los siguientes:

  1. Cumplimiento de los plazos acordados.
  2. Calidad del producto o servicio entregado.
  3. Oportunidad en la información suministrada.

Estos criterios podrían coincidir con los de selección, sin embargo, no debería, puesto que se debe evaluar el desempeño del proveedor basado en acuerdos contractuales con la organización.

En el precio de la historia, basado en la tienda de Rick, se evalúa bajo los siguientes criterios:

  1. Veracidad de la información dada sobre el artículo.
  2. Precio conforme al mercado.

Sobre la evaluación se toman decisiones que permitan continuar o no la relación con el proveedor, seguramente un buen desempeño permite generar la confianza que conlleve a mantener la relación comercial

Con esto finalizamos el apartado 8.4 con el caso de estudio de “El precio de la historia”. Si tienes dudas o inquietudes más específicas, en la sección de comentarios de cada video puedes comentárnoslas, no tardaremos en responder.

EQUIPO ARGUS SOLUCIONES INTEGRALES S.A.S.


auditor iso 9001

08-06-2021 |Categoría: General | 0 Comentarios

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